Virtualna pisarna in produktivnost pri delu

Najem poslovnega naslova je odlična izbira, če želite kot podjetnik opravljati delo od doma, pri tem pa želite imeti ugleden naslov podjetja. Mnogo podjetnikov ne dobi dovoljenja s strani lastnika hiše oziroma stanovanja, kjer naj bi dejavnost opravljali, zato domačega naslova v tem primeru ni mogoče navesti kot poslovnega. Tudi če se vaš dom nahaja na odročni lokaciji, se lahko izkaže kot boljša možnost, da najamete poslovni naslov, saj se bodo tako stranke raje odločale za vas.

Delo od doma ima svoje prednosti pa tudi slabosti, zato je pomembna dobra organizacija. Tak način dela je primeren za podjetja z majhnim številom zaposlenih. Je pa odvisno tudi od posameznika. Nekaterim tak način dela zelo ustreza in so bolj produktivni, kot če bi delo opravljali v pisarni. Drugi ugotavljajo, da delajo bolje, če delo opravljajo v pisarni. Če ste tudi vi eni izmed tistih, ki razmišljate ali že poslujete v zavetju svojega doma, vam ponujamo nekaj praktičnih nasvetov, ki vam bodo prišli prav pri organiziranju dela.

Ključ je v dobri organizaciji

Da bi bilo poslovanje od doma uspešno, je pomembno, da se znajo člani delovne skupine dobro organizirati med sabo. Normalno je, da je na začetku potrebnega nekaj časa, da se vsi privadijo na nov način dela. Treba je razviti dobre metode nadzorovanja dela. Le tako bo delo potekalo tekoče. Slabost dela na daljavo je v pomanjkanju komunikacije iz oči v oči, vendar je s sodobno tehnologijo mogoče to oviro vsaj delno premagati.

Čim manj komuniciranja prek mailov

Komunikacija preko mailov je čedalje bolj razširjena in prepogosto uporabljena. Zoprno pri tem je, da se preko mailov sporazumevate z ljudmi, s katerimi ste v zelo različnih odnosih (prijatelji, znanci, sodelavci itd.) in so tako pomešane raznovrstne informacije. Zato je priporočljivo, da najdete nek drug način sporazumevanje, ki bo služil izključno v delovne namene, da boste imeli te informacije bolj pregledne in ločene. Sploh pri delu na daljavo si je treba preko interneta veliko povedati, ker ni komunikacije v živo. Elektronska pošta je neugodna tudi zato, ker je nimamo odprte ves čas in lahko ne dobimo informacij pravočasno.

Utečena srečanja, pomembna je točnost

Bodite striktni pri tem, da ko je določena ura za srečanje, se ves kolektiv zbere takrat. Tega naj se vsi držijo, drugače je nespoštljivo do tistih, ki so točno na razpolago, da morajo čakati, da se pridružijo še drugi.

Zvok in video

Čeprav je mogoče iz tehničnega vidika dovolj, da med sodelavci vzpostavite tako spletno komunikacijo, pri kateri se slišijo le glasovi. Vseeno pa to, da se vidi tudi obraze ljudi, bistveno izboljša nivo komunikacije. Tako lahko marsikaj razberemo tudi z obrazne govorice. Vidimo, kako se ljudje odzivajo na določene predloge. Potem je tudi verjetnost za razne nesporazume bistveno manjša. Za manjšo skupino ljudi (do 10) je odlična izbira videokonferenca Google+ Hangouts, ki zagotavlja poceni in enostavno možnost vseh funkcij.

Uporaba messengerja

Messenger je prednost, ker ga imamo lahko stalno odprtega, medtem ko delamo. Na nek način sicer to lahko predstavlja motnjo pri delu. Če ga uporabljamo na pravi način, je to zelo učinkovit način komunikacije, ki je dobra alternativa sporazumevanju med sodelavci v isti pisarni. Predstavlja boljšo možnost od maila, ker informacijo prejemnik vidi takoj. Informacija do naslovnika pride takoj, vendar pa hkrati omogoča, da prejemnik še naprej nemoteno opravlja svoje delo in jo pogleda, ko ima čas.

Uporaba skupinskega klepeta

Na tak način lahko hitro izmenjate napotke s sodelavci. Dobro je imeti klepetalnico, ki bo namenjena izključno vaši delovni ekipi. Če je ekipa nekoliko večja, potem se lahko ustvari več klepetalnic; znotraj vsake klepetalnice se obravnava neko področje. Če koga pri delu preveč dekoncentrira stalno prejemanje sporočil, se lahko tudi začasno izpiše in ko ima čas, pregleda za nazaj, o čem je tekla debata. Partychat je aplikacija, ki omogoča skupinski klepet in uporabo več klepetalnic. Campfire je druga možnost. Omogoča, da si člani izmenjujejo tudi slike in videe.

Deljenje dokumentov

V pisarni je po navadi ogromno dokumentov po omarah. Pri delu na daljavo pa se dokumente deli preko spleta. Treba je ustvariti mape za boljšo preglednost in s sistemom dobro seznaniti vse zaposlene. Poskrbite tudi, da bodo imele dostop do tega materiala samo zaposlene osebe, drugim pa ta ne bo viden. Ena opcija je Dropbox. Dropbox je dobra izbira za deljenje takih dokumentov, ki jih ni treba stalno osveževati in so vedno vsem na dosegu (npr. mesečna poročila). Ena od možnosti je tudi Google drive, ki je uporaben za take dokumente, na katerih dela samo nekaj ljudi. Če pa potrebujete aplikacijo, preko katere boste delili znanje in izkušnje, sta dobri možnosti Wikispaces in Wikia.

Deljenje linkov in idej

Če imate veliko opravka s spletnimi stranmi in je v poslu prisotnega veliko deljenja raznih linkov, je mail za to bolj neprimeren. Kako npr. najti nek link, ki vam ga je nekdo poslal en mesec nazaj v tisti gori pošte? Zato je dobro imeti nek prostor, ki je namenjen izključno deljenju linkov. Diigo je ena od možnosti. Omogoča deljenje linkov znotraj določene skupine, da ni vidno zunanjim. Tudi Yammer je dobra izbira za deljenje linkov in idej, ki vas navdihujejo, med sodelavci.

Ne uporabljajte zasebnega telefona

Sčasoma lahko postane moteče, če službene klice prejemate na privat telefon, zato je dobro ločiti zasebno od službenega. Ni vam treba kupiti še enega telefona. Dovolj je, če najdete način, da klice opravite preko računalnika. Skype je dobra možnost za razrešitev tega problema.

Vzpostavite neko rutino, kot da bi šli v službo

Najem poslovnega naslova in delo od doma se morda zdi mamljivo, saj lahko delovne obveznosti opravljate kar v pižami. Vendar pa lahko domače okolje zmanjša vašo produktivnost. Zato je potrebno vzpostaviti neko rutino, da boste lahko ločili delo od prostega časa. Veliko lahko dosežete že s tem, da določite delovni kotiček, ki je namenjen izključno opravljanju dela in nobeni drugi dejavnosti. Pomaga tudi to, da določite uro, kdaj boste vsak dan začeli delati in se tega držite.

Postaviti meje sostanovalcem

Mogoče vas družinski ali drugi sostanovalci ne bodo resno jemali, ko boste rekli, da delate od doma, in vas bodo vmes prosili za pomoč pri raznih opravilih, kar bo zmotilo vaš delovni proces. Morate jim dati jasno vedeti, da čeprav delate od doma, je to tako kot bi bili dejansko v pisarni in da nimate časa za druge stvari. Če imate možnost, se zaprite v sobo, tako da bodo drugi vedeli, kdaj ste nedosegljivi.

Planiranje odmorov

Tako kot je pomembno imeti odmore, ko ste v pisarni, si jih je treba določiti tudi, če delate od doma. Na tak način boste bolj produktivni. Vmes pojdite na kakšen sprehod ven ali vsaj po stanovanju. Pazite le, da si točno odmerite čas, ko si boste vzeli pavzo in se ta ne bo preveč zavlekla.

Vir: qz.com