Delati v virtualni pisarni

Kaj je poslovni naslov in virtualna pisarna?

Poslovni naslov predstavlja naslov podjetja, ki ga morate navesti ob registraciji dejavnosti, ki jo boste opravljali kot podjetnik. Poslovni naslov je podatek, ki je viden vsem potencialnim strankam, zato je pametno dobro premisliti, preden se odločite zanj. Gre tudi za enega izmed dejavnikov, na podlagi katerega se stranka odloča, če bo kupila blago oziroma storitve, ki jih ponujate. Na razpolago imate več možnosti.

V kolikor narava dela zahteva, da ste pri delu v stalnem fizičnem stiku s sodelavci, se boste verjetno odločili za nakup ali najem poslovnih prostorov oziroma pisarne. Ta naslov boste potem tudi registrirali kot poslovni naslov. Obstaja pa tudi druga možnost. Delo lahko opravljate od doma. V tem primeru lahko kot poslovni naslov navedete svojega domačega. Druga možnost pa je, da poslovanje še vedno opravljate od doma, poslovni naslov pa najamete. To se izkaže kot dobra ideja v primeru, če ne dobite dovoljenja za opravljanje dejavnosti na naslovu, ki je v lasti nekoga drugega. Opcija pa je uporabna tudi v primeru, ko želite dvigniti ugled podjetja. V primeru, če se nahajate na odmaknjeni lokaciji, vam bo najem poslovnega naslova omogočil, da bo ta izpadel bolj profesionalno.

Značilnosti dela od doma (virtualne pisarne)

Če ste podjetnik, ki zaposlene vodi na daljavo, vam je princip dela od doma oziroma virtualne pisarne že znan. Gre za sistem dela, ki se bistveno razlikuje od tistega, ko so sodelavci v vsakodnevnem fizičnem stiku na delovnem mestu. Zaradi odsotnosti neposredne komunikacije iz oči v oči, lahko večkrat pride do nesporazumov. Pretok informacij je manjši in predvsem drugačen. Gre za način dela, ki zahteva dobro organizacijo in uporabo posebnih orodij za spremljanje dela zaposlenih. Gre pa za čedalje bolj pogosto obliko dela, saj nam sodobna tehnologija ponuja številne možnosti, da vsaj delno nadomestimo neposreden stik z zaposlenimi. V nadaljevanju je nekaj napotkov, kako lažje organizirati tako delo, da bodo delovne naloge pravočasno opravljene, vi pa boste imeli čim več od tega.

Pozanimajte, kaj vam pripada in uporabite, kar vam lahko pride prav

Čeprav gre mogoče za samoumevno nasvet, se v realnosti dostikrat izkaže, da tisti, ki se odločijo za virtualno pisarno, ne unovčijo vseh njenih prednosti. Prvi korak je zato, da se pozanimate, kaj vam pripada v sklopu izbranega paketa, potem pa preverite te ugodnosti na lastni koži. Če ste že plačali za nekaj, potem vzemite od tega največ kar lahko. Mogoče se bo izkazalo šele kasneje, da vam določena funkcija, ki ji sprva niste posvečali pozornosti, zelo olajša poslovanje. Tako se na primer lahko avtomatsko javljanje na telefone in formalna elektronska sporočila lahko izkažejo kot zelo uporabna. Poleg tega se pozanimajte tudi, katere spletne aplikacije in storitve so vam na voljo in bi vam lahko olajšale delo. Obstaja ogromno možnosti, s katerimi lažje načrtujete delo, komunicirate z ostalimi, določite roke za izvedbo itd.

Bodite jasni pri navodilih, ki jim dajete oddaljenim zaposlenim

Če vodite zaposlene na daljavo, jim morate dati jasna navodila, kako pričakujete, da bodo delali. Potrebno je tudi postaviti točne roke, do kdaj pričakujete, da bo neko delo opravljeno ter sproti nadzorovati, če vse poteka po načrtih. Za dobro organizacijo je ključnega pomena, da točno definirate načine vsakodnevnega komuniciranja z zaposlenimi, da imate vse informacije na enem mestu. Razmislite zato, katera od možnosti bo najboljša rešitev (komunikacija prek mailov, skype, messengerja ali kaj drugega). Vse zaposlene je treba predhodno seznaniti z načinom uporabe določenega komunikacijskega kanala. Le tako bo delo lahko potekalo nemoteno in učinkovito. Tudi, če sicer dajete informacije in navodila vsakemu posebej, je pametno, da določite fiksne termine, ko se virtualno ali v živo dobite vsi skupaj. Na tak način bodo imeli zaposleni večji občutek pripadnosti ekipi, se bodo bolj povezali med sabo, morebitne vprašanja pa bodo lažje in hitreje razrešena.

Uživajte v prednostih virtualne pisarne, v svobodi, ki vam jo ponuja

Za nekatere zaposlene je lahko preklop od standardnega dela v fizični pisarni na delo od doma s komunikacijo prek spleta težek. Vodja mora razumeti, da nadzor ni enako kot produktivnost. Četudi ne vidite, kaj vsak od zaposlenih dela v danem trenutku, se lahko v resnici zelo trudijo in trdo delajo. Če so vse obveznosti narejene do rokov, ki so za to določeni, potem res ni razloga za preplah. Tudi vi kot vodja se sprostite in začnite uživati v svobodi, ki jo ponuja virtualna pisarna.

Čeprav veliko delate ali pa ravno zato, ne pozabite zraven tudi uživati. Ni treba, da delo opravljate le od doma. Lahko obiščete tudi vašo najljubšo pisarno ali pa se sprehodite do parka in delo na prenosnem računalniku opravljate od tam. Za to, da bi bilo delo dobro opravljeno, si je seveda treba postaviti smernice in se držati določenih okvirjev. Po drugi strani pa je prednost dela od doma predvsem v večji fleksibilnosti in svobodi, zato izkoristite ta vidik narave tega dela.

Vir: thebusinesswomanmedia.com