V poslovnem svetu je treba imeti vse napisano črno na belem, pa še to mora biti kar se da jasno in nedvoumno zapisano. Še posebej, če je v igri denar. Tako so dokumenti, ki predpisujejo določena plačila, zelo pomembni, s tem pa mislimo predvsem na to, da morajo biti vestno izpolnjeni in brez napak. V to skupino spadajo potni nalogi, ki jih mnogi podjetniki redno uporabljajo, a pogosto niti ne vedo, kaj vse mora biti na nalogu zapisano. Vsakršna napaka je tu lahko usodna, zato se gotovo izplača posvetiti dovolj pozornosti izpolnjevanju teh in drugih podobnih dokumentov.
Seveda je odgovornost podjetnika, ki izdaja potni nalog, že ta, da zagotovi upravičenost vsake službene poti. Če se zasebna raba službenega avtomobila prikazuje kot službena pot, ne bo pomagal še tako natančno izpolnjen potni nalog.
Potni nalog mora vsebovati celo vrsto različnih informacij, od tistih povsem formalnih, kot je številka naloga in datum izdaje, do konkretnih podatkov o destinaciji in namenu poslovne poti. Enako velja za sam obračun potnih stroškov, ki se opravi na podlagi izdanega potnega naloga.
Pomoč pri izpolnjevanju potnih nalogov
Ker so potni nalogi lahko velika nevšečnost za podjetnike, ki se želijo namesto birokraciji posvetiti delu, so na voljo nekatere uporabne rešitve, ki na tem področju nekoliko olajšajo življenje. Govorimo o spletnih oziroma računalniških orodjih, ki znajo do neke mere avtomatizirati izdajanje potnih nalogov. Takšna orodja prevzamejo velik delež mukotrpnih in ponavljajočih se opravil, ki jih je treba opraviti pri pisanju potnih nalogov. Seveda je treba še vedno vnesti nekatere podatke, ki jih ni mogoče pridobiti samodejno, a podjetnik ima s tem bistveno manj dela. Prav tako digitalni pomočniki služijo za preverjanje vsebine potnih nalogov – hitro lahko ugotovijo, ali je nalog pravilno izpolnjen, ali pa so morda kje kakšne pomanjkljivosti ali napake.
