Načini, kako lahko kot podjetniki izstavljate račune

Za delovanje v podjetništvu ni dovolj, da obvladate področje, v katerem boste delovali. Poleg tega se morate seznaniti še s številnimi drugimi tematikami. Pozanimati se morate o oblikah podjetja in izbrati pravo zase, urediti področje računovodstva in se seznaniti s pravnimi okvirji, ki so relevantni v vašem primeru. Med področji, ki jih morate osvojiti spada tudi izstavljanje računov. Kako se torej lotiti tega? V prispevku vam bomo na kratko objasniti, katere načine imate na razpolago in v katerih primerih so relevantni za vas.

Davčne blagajne

Če od strank pričakujete gotovinsko poravnavo plačila, si boste morali omisliti davčno blagajno in se seznaniti s principom njenega delovanja. Za gotovinsko plačilo štejemo poravnavo zneska z bankovci, kovanci, s čekom ali prek plačilne kartice. Sistem davčne blagajne je bil uveden z namenom, da se vsi podatki o izstavljenih računih posredujejo direktno na FURS. Ta je pristojen za pregled nad tem podorčjem. V primeru kakšnih večjih odstopanj pri podatkih lahko tako odredi inšpekcijski pregled in razišče določeno situacijo. Davčne blagajne mu tako služijo lažjemu pregledu nad tem področjem.

Da bi lahko uporabljali davčno blagajno, si jo lahko naložite kot program na računalnik ali pa kupite posebno opremo, ki temu služi. Zraven potrebujete še poseben tiskalnik za račune. Ta se na davčno blagajno poveže prek USB povezave ali prek Bluetootha. Potrebujete še poseben predalček, v katerega boste shranjevali denar.

Da bi lahko uporabljali davčno blagajno, se morate najprej prijaviti v sistem. Vpisati morate podatke o podjetju, o izstavljalcu računov ter o poslovnih prostorih, kjer se bo izstavljanje računov vršilo. Da bi davčno blagajno lahko uporabljali, si morate prej zagotoviti namensko digitalno potrdilo. Pogoj za delovanje sistema je povezava z internetom.

Vezane knjige računov

Kot smo ugotovili, je torej za delovanje davčne blagajne pogoj internetna povezava. Včasih le-te podjetja ne morejo zagotoviti. Gre predvsem za podjetje, ki delujejo na bolj odročnih krajih kot npr v gorskih kočah itd. Na krajih, kjer ni internetne povezave ali je ta zelo slaba, je uporaba davčne blagajne nesmiselna. Za tovrstna podjetja, ki za opravljene storitve pričakujejo gotovinsko plačilo, je veliko bolj smiselna in nujna uporaba vezane knjige računov. Gre za knjigico, v kateri so obrazci, ki ob izpolnitvi postanejo računi. Na njih je navedeno, katere pdoatke je treba izpolniti, da bi bil račun veljaven. Vsak obrazec ima še dve kopiji, ki se med vpisovanjem podatkov avtomatsko kreirata.

Vezana knjiga računov je torej alternativa davčni blagajni. Vedeti pa je treba, da je treba o tako izstavljenih računih prak tako poročati FURS-u. Le da se to ne dogaja na dnevni bazi, ampak se podatke posreduje enkrat mesečno za cel mesec nazaj. Način, kako lahko te podatke posredujete, je lahko furs mini blagajna, ki jo lahko kot aplikacijo brezplačno naložite na telefon.

UJP portal

Pogledali smo si načina izstavljanja računov v primeru gotovinskega plačila. Kaj pa, če od stranke pričakujete negotovinsko plačilo za opravljene storitve oziroma dobavljeno blago? Potem ti dve opciji ne prideta v poštev, ampak se morate odločiti za drugo; odvisno od tega, kdo je stranka. Če je stranka neposredni uporabnik državnega proračuna oziroma javna uprava, potem račun lahko izdate le prek sistema UJP portal. Da bi portal lahko uporabljali, se morate najprej registrirati. Za to potrebujete uporabniško ime in geslo. Pred tem si morate namestiti še namensko digitalno potrdilo. To služi elektronskemu podpisovanju računov. UJP portal je enostaven za uporabo. Napisano je, katere rubrike vse morate izpolniti. Ko račun izstavite, lahko pregledujete tudi to, v kakšnem stanju se trenutno nahaja. Vidite lahko, če je bil račun že dostavljen prejemniku, če je bil že obdelan in če je bila že nakazana zahtevana vsota.

Drugi načini izstavljanja računov

Če pričakujete negotovinsko plačilo pa prejemnik računa ni proračunski uporabnik, ja oblika izstavljanja računa bolj ohlapna. Negotovinski način plačila pomeni nakazilo direktno na TRR podjetja. Če gre za prejemnika, ki je fizična ali pravna oseba, potem je pomembno predvsem to, da račun vsebuje vse potrebne podatke. Oblika pa je prepuščena izbiri uporabnika. Najpogosteje se podjetniki odločajo, da podatke o računu vnesejo kar v Word ali Excel. Tako pripravljen račun nato posredujejo prek spletnih kanalov. Najpogosteje prek elektronske pošte. Prednost takega posredovanja je v tem, da se ne porablja papirja po nepotrebnem. Prav tako ni treba koristiti znamk in kuvert. Ni se treba zanašati na poštne storitve. Mail do prejemnika pride v trenutku.

Še bolj priporočljivo je, če si pdojetnik omisli poseben program za izstavljanje računov. Tako bo imel bolj pod nadzorom to področje in boljši pregled nad tem, kateri računi so že plačani in kateri ne.