Mnogo ljudi teži k temu, da bi izboljšali svojo produktivnost. Želijo si, da bi v določenem časovnem obdobju uspeli narediti kar največ dela. Kljub temu, da se mogoče napotki za povečanje učinkovitosti zdijo enostavni, pa navad ni tako zlahka spremeniti. Prav zato je ključnega pomena, da se sprememb lotevate postopoma in da ne pričakujete rezultatov čez noč. Pomembno pa je, da vztrajate pri zastavljenih ciljih.
Naredite realno to-do listo
Velikokrat morda naredite seznam opravil, ki naj bi jih v določenem časovnem obdobju naredili. Vseeno pa se stvari na koncu ne izidejo po planu. Zakaj? Razlog je velikokrat v tem, da v postavljanju nalog niste realni. Ni dovolj le to, da si postavite načrt, katere naloge morate izpeljati. Razmislite, koliko časa vam bo vzela posamezna aktivnost in na podlagi tega ugotovite, če je sploh možno narediti vse, kar ste si zadali, v enem dnevu. Naloge razvrstite tudi glede na prioritete. Najprej se lotite tistih, ki so najbolj nujne. Če vam bo ostalo kaj časa, pa se boste lotili tudi tistih, ki lahko počakajo.
Delajte eno stvar naenkrat
Veliko bolj učinkoviti pri delu boste, če se boste stoprocentno osredotočili na zgolj eno dejavnost. bolj kot boste skakali z ene naloge na drugo, več energije vam bo to vzelo. Posledično boste hitro izčrpani. Ključno je torej, da si naredite načrt in se torej najprej posvetite prvi nalogi s seznama. Ko jo v celoti oddelate, se žele preusmerite k naslednji.
Spremljajte, kako izrabljate svoj čas
Zelo koristno je, da se odločite, da boste npr. za obdobje enega tedna spremljali, na kakšen način preživljate čas. Osredotočite se seveda na tisti čas, ko delate. Pišite, koliko časa porabite za kakšno dejavnost, kako pogoste vas vmes premami brskanje po spletu. evidentirajte, na kakšen način se lotevate določenih nalog. Vsi ti podatki vam bodo služili, da dobite vpogled v vaše sedanje delovne navade. Šele ko boste, vedeli, kje se trenutno nahajate, boste lahko naredili načrt, kako boste stvari organizirali v prihodnje, da boste ta proces čim bolj optimizirali. Najdite načine, da se izognete dejavnostim, ki vam jemljejo energijo.
Ugotovite, kdaj ste najbolj produktivni
Vsak izmed nas ima del dneva, ko je njegova produktivnost na višku. Seveda to lahko variira od dneva do dneva. Vseeno pa so določeni ljudje bolj jutranji, drugi največ motivacije za delo najdejo okoli poldne, tretji proti večeru. Spremljajte se in ugotovite, kdaj ta čas pride za vas. Kljub temu, da ni vedno možno delati takrat, ko bi si želeli, pa skušajte najti način, da bi vsaj tiste najbolj miselne delovne naloge opravili, ko pridejo vaše najbolj produktivne ure. Tako boste lahko v najkrajšem času opravili največ.
V delovni načrt vključite pavze in jih ne izpustite
Premori med delom so zelo pomemben del delovnega procesa. Kljub temu, da se marsikomu zdijo pavze izguba časa, ki bi ga sicer lahko porabili za kaj bolj koristnega, pa se v praksi izkaže, da je situacija ravno obratna. Dejstvo je, da si boste s planiranjem pogostih pavz povečali delovno produktivnost. Opravili boste več v krajšem času. Tako telo kot možgani potrebujejo pavze. V tem času se ustvarijo nove povezave med informacijami. V času, ko možgani niso aktivni, prihaja tudi do tvorjenja novih idej. Dejstvo je, da naj bi bili pri delu lahko stoprocentno zbrani le nekaj manj kot eno uro, potem pa potrebujemo pavzo. Lahko gre le za 5 minut. Priporočljivo je, da sploh daljše pavze preživimo aktivno. Fizična aktivnost kot je sprehod ali tek bo pripomogla k učinkovitosti pri nadaljnjem delu.
Naj vas vaše delovno okolje podpira pri učinkovitosti
So dejavniki na delu, na katere ne moremo vplivati. Če delate v pisarni s sodelavci, ki vas motijo, ker se pogovarjajo po telefonu, glede tega ne morete kaj dosti narediti. Če delate od doma, si do določene stopnje lahko zagotovite moren okoliš. Veliko pa pomaga že to, da imate pospravljeno delovno površino in da odstranite iz vidnega polja vse motilce, ki bi vas lahko ovirali pri delu. To je lahko mobilni telefon ali pa kaj drugega, kar vam jemlje pozornost. Manj motečih dejavnikov, kot boste imeli v bližini, bolje boste lahko delali.
Poskrbite za svetlobo
Dokazano je, da naravna svetloba dobro vpliva na miselne funkcije. Po drugi strani delo v temnih prostorih in pri umetni svetlobi ovira posameznika pri delu. Če imate torej možnost, si zagotovite kar največ svetlobe v vašem delovnem prostoru.
Izognite se večopravilnosti
Dokazano je bilo, da večopravilnost pomembno znižuje produktivnost. Prav zato se ji skušajte kar v največji meri izogniti. Medtem, ko telefonirate, torej skušajte ne odgovarjati na maile. Skušajte najprej opravite eno aktivnost, šele nato se posvetite drugi. Kljub temu, da mislite, da boste na tak način naredili več v krajšem času, pa temu ni tako. Gre za to, da se v primeru večopravilnosti pomembno zmanjša kakovost dela in možnost za pojavljanje napak. Ljudje namreč nismo prilagojeni za takšno delo. Kombiniramo lahko zgolj izredno rutinsko delo in miselno delo. V vseh ostalih primerih se to ne obnese.
Vir: wokzone.com
