Izdaja računa mesečno ali sproti?

Izdaja računa se nanaša na posamezne storitve oziroma prodajo izdelkov. Nekatere izdajamo sproti, pri drugih pa je bolje, da se dogovorimo za zbirni račun in izdamo fakturo takrat, ko se nabere višji znesek oziroma ob koncu meseca. Kdaj je takšna odločitev boljša?

Kdaj je potrebna izdaja računa?

Račun moramo izdati za vsako storitev oziroma vsako prodajo. Dobro je, da si pred tem ogledamo primer računa, da vemo, kako naj bi izdani račun sploh izgledal.

Običajno velja, da se izdaja računa izvede v osmih dneh po opravljeni storitvi oziroma dobavi, pri prodaji pa se nemalokrat račun izda kar sproti, na dan prevzema izdelkov. Včasih pa, zlasti pri poslovanju s pravnimi osebami, to niti ni najbolj praktično. In takrat se lahko odločimo, da bomo izdali račun enkrat mesečno, ko “potegnemo črto”. Nenazadnje naša zakonodaja ne veleva, da se račun izstavi takoj, niti ne, da ga je potrebno izstaviti v osmih dneh – to je zgolj navada, ki se je spremenila v prakso.

Pri rednem sodelovanju imamo lahko poslovne odnose, ki obsegajo manjše zneske. Če na primer prodajamo potrošni material, podjetje en dan naroči izdelke v vrednosti treh evrov, čez nekaj dni v vrednosti petnajst evrov, potem spet v vrednosti zgolj dva evra. Pri tako majhnih zneskih nam sprotna izdaja računov prinese zgolj dodatno delo in stroške. Bolj smiselno se je torej s pogodbo ali tudi zgolj v pisni obliki preko elektronske pošte dogovoriti, da se račun izstavi ob koncu meseca, ali pa morda tudi že prej – ko se nabere dogovorjeni znesek.

Izdaja računa za nekaj evrov vsakih nekaj dni je draga – tu so stroški dela pri pripravi računa, tiskanje, poštnina. Poleg tega je potrebno upoštevati, da imata tako plačnik kot prejemnik plačila ob vsakem, še tako majhnem nakazilu, stroške tudi z bančnimi provizijami. Temu se je bolje izogniti. Konec meseca se lahko izstavi račun za vse storitve in izdelke, ki so se nabrali, s tem pa se povsem zadosti zakonodaji in še vedno mesečno brez težav obračuna DDV.